એક સમયે એક જ કામ થાય

સમયની બાબતે ચર્ચા કરતાં પીટર ડ્રકર 'ધ ઈફેક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ'માં કહે છે કે જે ઑર્ગેનાઈઝેશનોમાં મીટિંગો પર મીટિંગો થયા કરતી હોય એમાં સમયનો વેડફાટ બહુ થતો હોય છે. માણસ કાં તો ચર્ચાવિચારણા કરે કાં કામ કરે. બેમાંથી એક જ થઈ શકે. બેઉ એકસાથે ન થાય.

મીટિંગો એટલા પૂરતી જ જરૂરી હોય છે કે કોઈ પર્ટિક્યુલર કામગીરીમાં શું શું કરવું કે ન કરવું તેની વિચારણા થાય. ક્યારેક એકબીજાના અનુભવોનો લાભ મળે. બસ, આટલું થઈ ગયા પછી મીટિંગોની જરૂર રહેતી નથી, જો દરેક જણે શું કામ કરવાનું છે તે નક્કી થઈ ગયું હોય તો, કામની વહેંચણી અંગે કોઈ અસમંજસ ન હોય તો. મીટિંગો અપવાદરૂપે જ થાય, નિયમરૂપે નહીં.

પર્સનલી પણ જો તમે વિચારો કર્યા કરશો, પ્લાનિંગ કર્યા કરશો કે દરેક બાબતે પ્લસ-માઈનસ જોખ્યા કરશો તો કામ ક્યારેય શરૂ નહીં કરી શકો. એક વખત વિચાર થઈ ગયા પછી કામ શરૂ કરી દેવાનું હોય અન્યથા શેખચલ્લીની જેમ કલ્પનામાં જ ઘીનાં ગાડાં વેચતા રહેશો.

ટાઈમ મેનેજમેન્ટ વિશે પીટર ડ્રકરે આ પુસ્તકના બીજા પ્રકરણમાં બિલકુલ નવી જ ટિપ્સ આપી છે જેનો સાર એ છે કે, આખો દિવસ કે આખું અઠવાડિયું શું શું કામ કરશો એનું શેડ્યુલ ભરચક કરી નાખવાને ટાઈમ મેનેજમેન્ટ નથી કહેતા. અઠવાડિયા દરમિયાન કે દિવસ દરમિયાન એકાએક એવી કેટલીક બાબતો ઊછળીને આવે છે જેના માટે તમારે ટાઈમ કાઢવો જ પડે. આવી અણધારી અને અર્જન્ટ બાબતો માટે તમારી પાસે જો સમય નહીં હોય તો તમારું સમગ્ર કામકાજ ખોરવાઈ જશે. માટે બહેતર એ છે કે દિવસ દરમિયાન તમે દોઢ-દોઢ (કે બબ્બે) કલાકના સ્લૉટમાં તમે કામ કરવાનું રાખો અને આમાંના એક-બે સ્લૉટ તદ્દન ખાલી રાખો જેમાં અણધાર્યા આવી પડેલાં કામ તમે કરી શકો. જ્યારે અણધાર્યું કામ ન હોય ત્યારે તમે એ સ્લૉટમાં નેક્સ્ટ પ્રાયોરિટીવાળાં અનશેડ્યુલ્ડ કામ હાથમાં લઈ જ શકો છો.

ત્રીજા પ્રકરણનું શીર્ષક છે : 'વૉટ કેન આય કૉન્ટ્રિબ્યુટ?' આ સવાલ પૂછીને માણસ પોતાનું અનયુઝ્ડ પોટેન્શ્યલ વાપરવાની દિશામાં આગળ વધી શકે છે. મારે શું કરવું છે એ તો દરેકને ખબર હોય છે. દરેકની પાસે એની નિશ્ચિત જવાબદારીઓ હોય છે - ઑફિસમાં તેમ જ ઘરમાં, પર્સનલ લાઈફમાં અને પ્રૉફેશનલ લાઈફમાં. પણ હું શું કરી શકું એમ છું, એવું જ્યારે પોતાની જાતને પૂછવામાં આવે છે ત્યારે માણસ પોતાની રૂટિન જવાબદારીઓથી ઉપર ઊઠીને પોતાનામાં રહેલા રિયલ પોટેન્શ્યલને બહાર લાવી શકે છે.

માણસે પોતાનું રિયલ પોટેન્શ્યલ બહાર લાવવા પોતાનામાં રહેલી સ્પેશ્યલ ક્વૉલિટીઝ કઈ કઈ છે તે જોવું જોઈએ. આ જ ગુણવત્તા તમને તમારી સાથે કામ કરતા બીજા લોકોથી નોખા તારવશે. આ જ ક્વૉલિટી ભવિષ્યમાં તમને બીજાઓ કરતાં ખૂબ આગળ લઈ જશે.

ચોથા પ્રકરણને પીટર ડ્રકરે શીર્ષક આપ્યું છે : મેકિંગ સ્ટ્રેન્થ પ્રોડક્ટિવ.

દરેક વ્યક્તિમાં કોઈને કોઈ નબળાઈ હોવાની. તે જન્મજાત પણ હોઈ શકે. ઓવર આ પિરિયડ ઑફ ટાઈમ તમારા કોઈ પાસાને નરિશમેન્ટ ન મળ્યું હોય એટલે પણ એવી નબળાઈ સર્જાઈ શકે. બીજાની પાસે આ છે, મારામાં કેમ નહીં એવું વિચારીને તમે જ્યારે ઈર્ષ્યા કરો છો ત્યારે તમે તમારા પ્લસ પોઈન્ટ્સ ભૂલી જાઓ છો. ગુલાબ પાસે મોગરાની સુગંધ નથી હોતી અને મોગરા પાસે ચંપાની. તમારે તમારી જે સ્ટ્રેન્થ છે તેને કસરત કરાવી કરાવીને કલ્ટિવેટ કરવી જોઈએ.

આવો જ દૃષ્ટિકોણ તમારે બીજાઓ સાથે કામ કરવામાં રાખવાનો. એનામાં કઈ કઈ નબળાઈઓ છે તેની યાદી બનાવવાને બદલે આવી નબળાઈઓ હોવા છતાં એ વ્યક્તિ તમારા માટે કે તમારી ઑર્ગેનાઈઝેશન માટે કઈ કઈ વાતે ઉપયોગી છે, તેના પર જ તમારું ફોક્સ હોવું જોઈએ. આખરે આ દુનિયા એના પર જીવી રહેલા તમામ લોકોના પ્લસ પોઈન્ટસથી આગળ વધી રહી છે - આ બધા જ લોકોમાં અનેક માઈનસ પોઈન્ટસ હોવા છતાં દુનિયા ડૂબી નથી ગઈ તે જ બતાવે છે કે જગતમાં પ્લસ પોઈન્ટસમાં જ મહત્ત્વ છે, માઈનસ પોઈન્ટસનું નહીં.

તમારામાં કે તમારી આસપાસના લોકોમાં ક્યાં અને કેટલી ખોટ છે એનો જ વિચાર કર્યા કરશો તો લાઈફમાં ક્યારેય ઊંચા નહીં આવો.

તમે શું નથી કરી શકતા, શું કરવા નથી માગતા, શું કરવાની સૂઝ-આવડત નથી તમારામાં એ વિશે તમારામાં સ્પષ્ટતા થઈ ગઈ હશે તો જ તમે તમારા પ્લસ પોઈન્ટસની ધાર કાઢી કાઢીને આગળ વધતા રહેશો.

પાંચમું પ્રકરણ : ફર્સ્ટ થિન્ગ્સ ફર્સ્ટ.

કામમાં ઈફેક્ટિવનેસનું જો કોઈ સીક્રેટ હોય તો તે છે કૉન્સન્ટ્રેશન અને આ એકાગ્રતા ત્યારે જ આવે જ્યારે તમારે કયા કામને પ્રાયોરિટી આપવાની છે તેની તમને ખબર હોય છે. કામની પ્રાયોરિટી નક્કી કર્યા વિના એમાં ખાબકવું એટલે દિશાવિહીન થઈને મેરેથોનમાં દોડવું. તમે ફાસ્ટેસ્ટ રનર હશો તો પણ જો યોગ્ય દિશામાં નહીં દોડ્યા હો તો રેસમાં વિનર જાહેર નહીં થાઓ.

મલ્ટિ ટાસ્કિંગને ભલે લોકોએ ખૂબ ચગાવ્યું હોય અને કેટલાક સુંદર અપવાદોએ મલ્ટિ ટાસ્કિંગ ખૂબ સરસ રીતે નિભાવ્યું પણ હશે પરંતુ એ બધા અપવાદો કહેવાય. મોટા ભાગના લોકો, અલમોસ્ટ બધા જ લોકો એટ અ ટાઈમ એક જ કામ પર ફોકસ કરી શકતા હોય છે. તમે કહેશો કે હું ડ્રાઈવિંગ કરતી વખતે મ્યુઝિક સાંભળવાનો આનંદ લઈ શકું છું કે આવનારી મિટિંગનું મનોમન પ્લાનિંગ કરી શકું છું કે ઑડિયો બુક સાંભળી શકું છું. બરાબર છે. તમે આવું કરી શકો છો કારણ કે તમે એક નૉર્મલ ડ્રાયવર છો, મામુલી ડ્રાયવર છો. તમે ફૉર્મ્યુલા વનની રેસમાં ભાગ લઈ શકો એવા માઈકલ શુમાકર, કે કાર્તિકેયન જેવા ડ્રાયવર નથી, એ ડ્રાયવરો ડ્રાયવિંગ કરતી વખતે બીજી કોઈ બાબત પર ધ્યાન નથી આપતા અને એટલે જ તેઓ લેજન્ડરી ડ્રાયવર્સ બની શકે છે. તમારે મામૂલીમાં મામૂલી  બિઝનેસમેન, પ્રોફેશનલ વગેરે બની રહેવું હોય તો ભલે. જેઓ પોતાના ફિલ્ડમાં ટોચના એક્સ્પર્ટ બને છે, લેજેન્ડરી કામ કરતા થાય છે તેઓ ફોકસ રાખીને એટ અ ટાઈમ એક જ કામમાં રચ્યાપચ્યા રહે છે. એ કામ પૂરું થયા પછી બીજું કામ હાથમાં લે છે અને પછી એમાં પોતાનું બધું જ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે.

છઠ્ઠું પ્રકરણ ધ એલિમેન્ટસ ઑફ ડિસિઝન મેકિંગનું છે. સિમ્પલ વાત છે - ગમતા કે ન ગમતા નિર્ણયો લેવાના જ છે, જિંદગીમાં અને કામમાં. નિર્ણય લેવાનું જેટલું ટાળશો તેટલા વધુ ગૂંચવાશો. ઉતાવળિયો નિર્ણય ન લેવાય એ વાત બરાબર. પણ કોને ઉતાવળ કહેવાય ને કોને સમયસરનો નિર્ણય કહેવાય એ નક્કી કોણ કરશે? તમારે જ નક્કી કરવાનું છે. તમારી પાસે તે વખતે જેટલી માહિતી તેમ જ સમય-સંજોગો પર આધારિત અર્જન્સી હોય તેના પરથી નક્કી કરવાનું કે નિર્ણય લેવામાં ક્યાં કાચું કપાય એમ છે, અને કયો નિર્ણય લેવાનો સમય થઈ ગયો છે. આ બાબતમાં તમારી ગટફીલિંગ, તમારી કોઠાસૂઝને આદર આપવો. તમારો નિર્ણય ખોટો પડશે તો લોકો શું કહેશે એવી અસલામતીથી પિડાઈને નિર્ણય લેવાનું ટાળશો તો વધારે માઠાં પરિણામ આવશે અને નિર્ણય ખોટો પડ્યો તો દોષનો ટોપલો બીજા પર ઢોળી દઈશું એવી ચાલબાજી ગોઠવવા જશો તો જિંદગીમાં ક્યારેય સાહસો નહીં કરી શકો, ક્યારેય ઉપર નહીં આવો ને મિડિયોકરના મિડિયોકર જ રહેશો.

સાતમી વાત છે : ઈફેક્ટિવ ડિસિઝન્સ. છઠ્ઠી વાતનું એકસ્ટેન્શન છે. નિર્ણય લેતાં પહેલાં કઈ કઈ માહિતી તમારી પાસે હોવી જોઈએ અને એનાં પરિણામો અંગે કઈ કઈ તૈયારી તમારે રાખવી જોઈએ એની ચર્ચા છે.

કન્કલુઝન નામના છેલ્લા પ્રકરણમાં પીટર ડ્રકર ભારપૂર્વક કહે છે કે, ઈફેક્ટિવલી કામ કરતાં શીખી શકાય છે. આ ગુણ માણસમાં જન્મજાત ન પણ હોય. પરંતુ દરેક માણસ અસરકારક તરીકાથી કામ કરતાં શીખી શકે છે. જે લોકો મહાન કામ કરી રહ્યા છે, તેઓ કંઈ માના પેટમાંથી આ બધું શીખીને નથી આવ્યા. દુનિયામાં આવ્યા પછી પડી-આખડીને શીખ્યા છે. તમે પણ શીખી શકો છો ને શીખીને તમે પણ એમના જેટલા જ મહાન બની શકો છો.

પીટર ડ્રકરના 'ધ ઈફેક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ' પુસ્તકની વાત પૂરી થઈ. ટેન બેસ્ટ બિઝનેસ બુક્સ વિશેની સિરીઝ હવે પૂર્ણાહુતિ ભણી જઈ રહી છે. આવતા સોમવારે એક ઔર બિઝનેસ પુસ્તક વિશે.

લાઈફ લાઈન

તક તમારો દરવાજો ખટખટાવતી ન હોય તો દરવાજો બનાવો.

- મિલ્ટન બર્સ

(અમેરિકન કૉમેડિયન, 1908-2002)

www.facebook.com/saurabh.a.shah