પોતાને મૅનેજ કરવાની ટિપ્સ
પીટર ડ્રકરનું નામ બિઝનેસ બુક્સના રીડર્સને ખબર ન હોય એવું બને જ નહીં. 2005માં 95 વર્ષની ભવ્ય ઉંમરે એમનું અવસાન થયું અને એમની વાઈફ 2014માં 103 વર્ષનું આયુષ્ય પૂરું કરીને ગુજરી ગઈ. પીટર ડ્રકર પોતે મૃત્યુ પહેલાંના ત્રણ વર્ષ સુધી સક્રિય હતા. એમણે પહેલું પુસ્તક 1939માં લખ્યું. 1969માં પ્રગટ થયેલા ‘ધ ઈફેક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ’ને જાણકાર લોકો એમના ઑલટાઈમ બેસ્ટસેલર અને ફેવરિટ પુસ્તકમાં ગણે છે એનું એક કારણ એ કે આ પુસ્તકની પહેલી આવૃત્તિ પચાસ વર્ષ પહેલાં પ્રગટ થયા પછી એમાં ઉત્તરોઉત્તર સુધારા-વધારા-ઉમેરા થતા જ રહ્યા છે. છેક જૂન 2004માં ‘હાવર્ડ બિઝનેસ રિવ્યુ’માં પ્રગટ થયેલો દીર્ઘ લેખ ‘વૉટ મેક્સ એન ઈફેક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ’ પણ આ પુસ્તકની લેટેસ્ટ આવૃત્તિમાં સામેલ છે.
આ પુસ્તકમાં પીટર ડ્રકર શરૂઆતમાં જ કહી દે છે કે નોર્મલી બિઝનેસ મૅનેજમેન્ટનાં પુસ્તકો બીજા લોકોને કેવી રીતે મૅનેજ કરવા એની ટિપ્સ આપતાં હોય છે, જ્યારે આ પુસ્તક તમારે તમારી જાતને કેવી રીતે મૅનેજ કરવી તે શીખવાડે છે. જે લોકો પોતાને જ મૅનેજ કરી શકતા ન હોય તેઓ બીજાને કેવી રીતે મૅનેજ કરી શકવાના.
પીટર ડ્રકર કહે છે કે બિઝનેસમૅનમાં એવા ઘણા બધા ગુણ હોવા જોઈએ, જે એનામાં જન્મજાત ન હોય પણ એ એણે કેળવવા પડે, પોતાનામાં ઉગાડવા પડે, ઉછેરવા પડે. ઈફેક્ટિવનેસ એક એવો ગુણ છે જે, પીટર ડ્રકર કહે છે કે, મારી દીર્ઘ કારકિર્દી દરમિયાન મેં કોઈનામાં જન્મજાત નથી જોયો. માણસે અસરકારક રીતે કામ કરતાં શીખવું પડે, ઈફેક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ બનતાં શીખવું પડે.
કેવી રીતે આ શક્ય બને? પીટર ડ્રકર આઠ પગલાંથી શરૂઆત કરે છે.
- શું કરવા માગો છો તે નક્કી કરો
- તમારા ઑર્ગેનાઈઝેશન માટે આમાંથી શું સારું છે તે નક્કી કરો
- એ પછી ઍક્શન પ્લાન તૈયાર કરો
- દરેક નિર્ણય બદલ જવાબદારી તમારી પોતાની રહેવાની છે એવી દૃઢ માન્યતા રાખો
- દરેક નિર્ણયની ઝીણામાં ઝીણી વિગતો બીજા લોકો સુધી પહોંચાડવાની જવાબદારી પણ તમારી જ છે
- પ્રૉબ્લેમ પર નહીં, ઑપોર્ચ્યુનિટીઝ પર ફોકસ કરો.
- મીટિંગ્સ બોલાવો ત્યારે ધ્યાન રાખો કે એનું કશુંક નક્કર પરિણામ આવે અને એ મીટિંગ પછી કામ આગળ વધે.
- ‘હું’ નહીં પણ ‘અમે’ બોલો અને વર્તો પણ એ જ રીતે. કારણ કે તમે જે કંઈ કરી રહ્યા છો એમાં તમારા ઉપરાંત બીજા અનેક લોકોનો ફાળો છે. માટે અત્યારથી જ એમને જશ આપો અને આ રીતે એમાનામાં પણ જવાબદારીની ભાવના કેળવો.
છેલ્લે એક નાનકડો, નવમો મુદ્દો ઉમેરતા પીટર ડ્રકર કહે છેઃ બોલ બોલ નહીં કરો, પહેલાં શાંતિથી બધાને સાંભળો.
આટલી ભૂમિકા બાંધ્યા પછી, પીટર ડ્રકર સાત પ્રકરણમાં સાત પગથિયાં મૂકી આપે છે.
પહેલાં તો એ સમજાવે છે કે ઈફેક્ટિવનેસ શીખી શકાય એમ છે (જન્મજાત એ ગુણ હોવો જરૂરી નથી). બિઝનેસમાં તમારે કોઇ પણ પગલું ભરવું હોય તો તે ઈફેક્ટિવ જ હોવું જોઈએ, અસરકારક જ હોવું જોઈએ. તમારા કામની કોઈ અસર ન પડે તો તે કામ નકામું ગણાય. આમ ‘કામ કરવું’ અને ‘અસરકારક હોવું’ આ બંને એકબીજાના પર્યાય ગણાય એવું પીટર ડ્રકર કહે છે.
એક સાવ નવી વાત લેખકે એ કહી છે કે બ્રિલિયન્ટ લોકો ઘણી વખત ઈનઈફેક્ટિવ હોય છે. બ્રિલિયન્ટ લોકોની અંદર ઝગારા મારતા વિચારો હોય, તેઓ કલ્પનાના ઘોડા દોડાવીને પોતે ખૂબ આગળ નીકળી ગયા છે એવું મહેસૂસ કરતા હોય. પણ સિસ્ટમેટિક હાર્ડવર્ક વિના એમની આ ક્રિએટિવિટીની કોઈ કિંમત નથી હોતી. નક્કર કામ વિના દુનિયા સુધી આ બ્રિલિયન્સ પહોંચવાની નથી હોતી. આ પ્રકરણમાં પીટર ડ્રકર કામ કરવાની કળા શીખવાડે છે, જેના મટે પાંચ ટેવો પાડવી જરૂરી છેઃ
- તમારો રોજનો સમય કઈ કઈ બાબતમાં વપરાય છે/ વેડફાય છે તે નોંધો. પાંચ-પાંચ મિનિટનો હિસાબ લગાવીને એ તમામ સમયને તમારા ક્ન્ટ્રોલમાં લેતાં શીખો.
- મારે શું કરવું છે એને બદલે મારે આ કામનું શું પરિણામ જોઈએ છે તેનો જવાબ મેળવો.
- તમારી અને તમારી આસપાસની વ્યક્તિઓની સ્ટ્રેન્થ કઈ કઈ છે તે નક્કી કરીને કામ કરો. તમારા સૌના પ્લસ પોઈન્ટ્સના આધારે કામ કરો. તમારી વીકનેસ કે તમારા સૌના માઈનસ પોઈન્ટ્સને હમણા ભૂલી જાઓ. જે કામ તમે નથી કરી શકવાના તે કામથી શું કામ શરૂઆત કરવી?
- જે કામ કરવાનું છે તેની ઝીણીમિનિ વાતોને અત્યારે ભૂલી જાઓ, માત્ર મોટીમોટી વાતો પર જ કૉન્સન્ટ્રેટ કરો. નવી ઑફિસમાં વિઝિટર્સને કેવા મગમાં ચા પીવડાશું એવા નિર્ણયો લેવામાં અત્યારે વક્ત નહીં વેડફવાનો.
- નિર્ણય લીધા પછી એનો અમલ કરો. માત્ર નિર્ણય લઈ લેવાથી કામ થઈ જવાનું નથી. એ નિર્ણયોનો અમલ નહીં કરો ત્યાં સુધી તમે હતા ત્યાંના ત્યાં જ રહેવાના છો.
આ બધી બહુ સામાન્ય લાગે એવી ટિપ્સ છે પણ શરૂઆત અહીંથી જ કરવાની છે કારણ કે જ્યાં સુધી તમારો આ પાયો પાકો નહીં થાય ત્યાં સુધી ઉપરની ઈમારત ચણવાનું કામ શરૂ કરવું વ્યર્થ છે.
બીજા પ્રકરણમાં પીટર ડ્રકર સમયની મર્યાદા વિશે ચર્ચા કરે છે. ટાઈમ લિમિટ. કોઈ પણ સફળ વ્યક્તિએ પોતે જે કામ કરવા ધાર્યું હોય તે પૂરું કરવાની સમય મર્યાદા બાંધી લેવાની હોય. કારણ કે આ દુનિયામાં કોઈનીય પાસે અમર્યાદિત સમય નથી, તમારી પાસે પણ નહીં. પૈસાની જેમ સમયનો જથ્થો પણ તમારી પાસે મર્યાદિત છે. પૈસા કરતા પણ સમયનું મૂલ્ય વધારે છે. પૈસો તમે બૅન્કમાંથી કે બીજાઓ પાસેથી લોનરૂપે ઉછીનો લાવી શકો છો.
સમયમર્યાદા વિશે એક સ્પષ્ટતા. ધારો કે તમે નક્કી કર્યું કે આ કામ આજે સાંજ પહેલાં પૂરું થઈ જવું જોઈએ અને સાંજે હજુ એક કલાક સુધી કામ લંબાય એમ હોય તો એમાં કંઈ તમે નિષ્ફળ પુરવાર નથી થવાના. હા, સાંજે છ વાગ્યે કોઈ પબ્લિક ફંકશન માટે તમારે ગેસ્ટને ફૂલોથી આવકારવાના હોય ને તમે ફૂલનો બુકે સાત વાગ્યે પહોંચાડો તો તે ન ચાલે. આવા કામ સિવાયનાં બીજા કામ હોય, દાખલા તરીકે, તમે નક્કી કર્યું હોય કે આજે સાંજ સુધીમાં તમે જે મકાન બાંધી રહ્યા છો તેનો એક સ્લૅબ પૂરો થઈ જવો જોઈએ પણ સિમેન્ટ મિક્સરની ટ્રક ટ્રાફિકમાં અટવાઈ ગઈ હોવાથી મોડી આવી એટલે કલાક ડિલે થાય એમ છે તો લાઈટો સળગાવીનેય કામ પૂરું કરી લેવાનું. આ ડિલે કંઈ તમારી નિષ્ફળતાની નિશાની નથી.
ટાઈમ લિમિટને પ્રોપર્લી સમજવા માટે તમે જે કંઈ કામ કરી રહ્યા છો તે સમયસર ચાલે છે કે નહીં તે જોવા માટે કામના દરેક તબક્કાને નાના નાના હિસ્સામાં વહેંચી નાખવાના. એ પછી એ દરેક તબક્કો એને ફાળવવામાં આવેલા ટાઈમમાં પૂરો થાય છે કે નહીં તેનું મૉનિટરિંગ કરવાનું. નહીં તો થશે એવું કે કામને પરફેક્શન આપવાની જીદમાં તમે શરૂઆતમાં એટલો બધો સમય વાપરી કાઢશો કે સેકન્ડ હાફ તમારે ઘાઈઘાઈમાં પૂરો કરવો પડશે અને છેવટે કામની ઑવરઑલ ક્વોલિટી એવી નહીં મળે કેવી તમે ઈચ્છી હતી.
ટાઈમ મૅનેજમેન્ટ કરતી વખતે તમારા જેવું જ કામ બીજી વ્યક્તિ કરી શકે એમ હોય તો તે એને સોંપીને તમારી એ કામની જવાબદારી ઓછી કરી નાખવાની જેથી તમે કોઈ નવી જવાબદારી ઉપાડી શકો.
પીટર ડ્રકર કહે છે કે જે ઑર્ગેનાઈઝેશન વેલ મૅનેજ્ડ હોય છે તે બોરિંગ દેખાય છે. એમાં કશુંય ડ્રામેટિક બનતું નથી. કારણ કે જે કોઈ ક્રાઈસિસ આવી શકે એમ હોય તેને પહેલેથી જ એન્ટિસિપેટ કરીને એનો ઈલાજ કરી દેવામાં આવ્યો હોય છે.
બીજી એક વાત પીટર ડ્રકર એ કહે છે કે ઓવર સ્ટાફ્ડ ઑર્ગેનાઈઝેશનમાં સમય બહુ વેડફાતો હોય છે. સરકારી, અર્ધસરકારી તેમ જ રેલવે જેવા ઑર્ગેનાઈઝેશનો ઓવર સ્ટાફ્ડ હોવાથી જ ત્યાં બધાનો સમય બહુ વેડફાય છે. લીન ઍન્ડ ટ્રીમ ઑર્ગેનાઈઝેશનમાં તમામ લોકો ગજબની સ્ફુર્તિથી કામ કરતા હોય છે.
પીટર ડ્રકરની આ અને આવી બીજી ઘણી ટિપ્સ ‘ધ ઈફેક્ટિવ એક્ઝિક્યુટિવ’ પુસ્તકને મૂલ્યવાન અને મસ્ટ બાય, મસ્ટ રીડની કૅટેગરીમાં મૂકે છે. પુસ્તક વિશેની વાત હજુ અધૂરી છે.
લાઈફ લાઈન
૧. તમારું ભવિષ્ય ભાખવાનો ઉત્તમ રસ્તો એ છે કે તમે પોતે જ એને ક્રિએટ કરો.
૨. તમારે જો કાંઈક નવું જોઈતું હશે તો તમારે જૂનું કરવાનું બંધ કરવું પડશે.
૩. પરિણામો પ્રૉબ્લેમ સોલ્વ કરવાથી નહીં, ઑપોર્ચ્યુનિટીઝનો લાભ લેવાથી મળતાં હોય છે.
૪. પ્લાનિંગથી કશું નથી વળવાનું, એમાં તરત હાર્ડવર્ક ઉમેરાવું જોઈએ.
૫. કોઈપણ બિઝનેસનો એક જ હેતુ હોય છેઃ ક્રિએટ અ કસ્ટમર.
-પીટર ડ્રકર
પ્રિય વાચકો,
હાલ પૂરતું મેગેઝીન સેક્શનમાં નવી એન્ટ્રી કરવાનું બંધ છે, દરેક વાચકોને જૂનાં લેખો વાચવા મળે તેથી આ સેક્શન એક્ટિવ રાખવામાં આવ્યું છે.
આભાર
